Nebenstellen anlegen und verwalten
Interne Rufnummern für Ihre Mitarbeiter einrichten, Anzeigenamen, Voicemail und Rufnummernanzeige festlegen.
Nebenstellen anlegen und verwalten
Eine Nebenstelle ist ein interner Teilnehmer Ihrer Telefonanlage — in der Regel ein Arbeitsplatz. Jede Nebenstelle hat eine kurze interne Nummer (z. B. 12), unter der sie im Haus erreichbar ist, und eigene SIP-Zugangsdaten, mit denen sich ein Telefon oder eine Telefon-App anmeldet.
Sie finden die Liste Ihrer Nebenstellen in pbx.q4m.de unter Telefoneinstellungen → Nebenstellen.
Eine neue Nebenstelle anlegen
- Öffnen Sie Telefoneinstellungen → Nebenstellen.
- Klicken Sie auf + Neue Nebenstelle.
- Füllen Sie das Formular aus (siehe Tabelle unten) und speichern Sie.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Interne Nummer | Pflichtfeld. Die Kurzwahl im Haus, z. B. 12. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden. |
| Anzeigename | Pflichtfeld. Der Name, der intern beim Anruf angezeigt wird, z. B. Anna Müller. |
| SIP-Passwort | Lassen Sie das Feld leer, dann erzeugt die Anlage automatisch ein sicheres Passwort. |
| Outbound-CLIP | Die Rufnummer, die bei ausgehenden Gesprächen dieser Nebenstelle übermittelt wird. Bleibt das Feld leer, gilt die Standardnummer des Trunks. |
| Anrufe aufzeichnen | Zeichnet Gespräche dieser Nebenstelle auf. |
| Voicemail-PIN | PIN für den Abruf des Anrufbeantworters. |
| Voicemail-E-Mail | Adresse, an die Nachrichten des Anrufbeantworters geschickt werden. |
💡 Tipp: Vergeben Sie interne Nummern nach einem festen Schema, zum Beispiel 1x für die Verwaltung und 2x für den Vertrieb. Das erspart Ihnen später viel Suchen.
Der SIP-Benutzername wird von der Anlage automatisch gebildet und lässt sich nicht ändern. Sie sehen ihn, sobald die Nebenstelle angelegt ist.
Eine Nebenstelle ändern
Klappen Sie den Eintrag in der Liste auf und wählen Sie Bearbeiten. Sie können den Anzeigenamen, die interne Nummer, die Rufnummernanzeige und die Voicemail-Einstellungen jederzeit anpassen.
Beim Bearbeiten gilt für das SIP-Passwort: Feld leer lassen heißt „unverändert". Nur wenn Sie dort etwas eintragen, wird ein neues Passwort gesetzt.
⚠️ Achtung: Wenn Sie das SIP-Passwort ändern, verliert das angemeldete Telefon sofort die Verbindung. Sie müssen die neuen Zugangsdaten anschließend im Gerät oder in der App hinterlegen — siehe Telefone und Softphones einrichten.
Eine Nebenstelle löschen
Klappen Sie den Eintrag auf und klicken Sie auf Löschen. Sie werden vorher um eine Bestätigung gebeten.
⚠️ Achtung: Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Alle Geräte, die an dieser Nebenstelle angemeldet sind, verlieren ihre Verbindung, und die interne Nummer ist nicht mehr erreichbar. Prüfen Sie vorher, ob die Nebenstelle noch als Ziel einer Inbound-Route eingetragen ist.
Mitarbeiter und Berechtigungen
Nebenstellen sind Telefone — Mitarbeiter sind Personen, die auf die Oberfläche zugreifen dürfen. Beides verwalten Sie getrennt.
Unter Mein Produkt → Mitarbeiter legen Sie eine Person mit Name und E-Mail-Adresse an und bestimmen dann
- auf welche Nebenstellen sie Zugriff hat (Mehrfachauswahl),
- welche Bereiche sie sehen oder verwalten darf — die Rechte werden je Modul einzeln
vergeben, zum Beispiel Nebenstellen sehen, Nebenstellen verwalten, eigene Anrufliste, globale Anrufliste, Voicemail abhören oder Audio-Dateien verwalten.
Ein neu angelegter Mitarbeiter hat zunächst den Status Pending. Über den Status Aktiv bzw. Suspendiert steuern Sie später, ob der Zugang nutzbar ist.
💡 Tipp: Geben Sie nur die Rechte, die wirklich gebraucht werden. „Nebenstellen sehen" reicht in den meisten Fällen; „verwalten" sollte bei wenigen Personen liegen.
Rechtlicher Hinweis zur Aufzeichnung
Wenn Sie die Anrufaufzeichnung aktivieren, beachten Sie bitte die geltenden Vorgaben zum Datenschutz und zum Schutz des gesprochenen Wortes. In der Regel müssen Gesprächspartner vorab informiert werden und einwilligen. Klären Sie den Einsatz im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Fragen?
Kommen Sie nicht weiter oder fehlt Ihnen eine Berechtigung in der Oberfläche? Schreiben Sie uns über support.q4m.de/anfrage und nennen Sie dabei Ihren Firmennamen und die betroffene Nebenstelle.
Stand: 2026-08-26