Anleitung in 2 Teilen
Nebenstellen anlegen und verwalten
Interne Rufnummern für Ihre Mitarbeiter anlegen und löschen — und wo Sie Geräte, Voicemail, angezeigte Rufnummer und Zugänge der Mitarbeiter einstellen.
- Nebenstelle ändernDie Reiter einer Nebenstelle — SIP-Zugangsdaten und Geräte, Telefonie-Rechte im Cockpit, Voicemail und Sammel-Mailbox, Anrufübernahme und die angezeigte Rufnummer. 4 Min. Lesezeit
- Mitarbeiter und ZugängeMitarbeiter mit Q4-Login anlegen, Rolle und Zugänge vergeben, eine Nebenstelle zuordnen — und was beim Deaktivieren eines ausscheidenden Mitarbeiters passiert. 1 Min. Lesezeit
Auf dieser Seite (5)
Eine Nebenstelle ist ein interner Teilnehmer Ihrer Telefonanlage — in der Regel ein Arbeitsplatz. Jede Nebenstelle hat eine kurze interne Nummer (die Kurzwahl, z. B. 12), unter der sie im Haus erreichbar ist, und eigene SIP-Zugangsdaten, mit denen sich ein Telefon oder eine Telefon-App anmeldet.
Die Liste der Nebenstellen
Sie finden sie unter hub.q4m.de → Telefonie → Telefonanlage → Cloud Telefonanlage → Nebenstellen.
Die Liste zeigt je Nebenstelle Nr., Typ, Name, SIP-Benutzer, die zugeordneten Rufnummern und den Status. Beim Status stehen drei Lampen für die drei möglichen Geräte: Desktop (Q4 Cockpit im Browser), App (Q4pilot auf dem Handy) und Tel (Tischtelefon). Rechts in jeder Zeile öffnet Bearbeiten die Nebenstelle — was Sie dort einstellen, steht in Teil 1.
Hub-Benutzer ohne Nebenstelle
Über der Liste steht der Kasten „Hub-Benutzer ohne Nebenstelle“: Personen, die in Ihrer Firma schon ein Q4-Konto haben, aber noch keine Durchwahl. Über Anzeigen tragen Sie ihnen direkt eine Nummer ein.
Eine neue Nebenstelle anlegen
Das Anlegen passiert in der Zeile „Nebenstelle anlegen“ ganz oben auf der Seite — es gibt dafür kein eigenes Formularfenster.
Öffnen Sie
Cloud Telefonanlage → Nebenstellen.Füllen Sie die vier Felder aus:
Feld Bedeutung Typ Was für ein Teilnehmer das ist: Telefon,FaxoderTürsprechstelle.Kurzwahl (Nr.) Pflichtfeld. Die interne Nummer, z. B. 30. Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.Name / Bezeichnung Pflichtfeld. Der Name, der intern beim Anruf angezeigt wird, z. B. Anna Berger— oder eine Ortsangabe wieEingang.E-Mail Optional. Nur nötig, wenn zu dieser Nebenstelle gleich ein Hub-Konto entstehen soll. 
Die Zeile „Nebenstelle anlegen“ mit Typ, Kurzwahl, Name und E-Mail Klicken Sie auf + Anlegen.
Ergebnis
Die Oberfläche zeigt Ihnen die SIP-Zugangsdaten der neuen Nebenstelle an: Benutzer, Passwort und Server. Notieren Sie sie sich, wenn Sie gleich ein Gerät einrichten — Sie finden sie später aber jederzeit wieder in der Nebenstelle selbst. Den SIP-Benutzernamen bildet die Anlage automatisch; er lässt sich nicht ändern.
Kurzwahlen nach Schema vergeben
Zum Beispiel 1x für die Verwaltung und 2x für den Vertrieb. Das erspart Ihnen später viel Suchen — und die Kurzwahl lässt sich nachträglich nicht mehr ändern.
Eine Nebenstelle löschen
Öffnen Sie die Nebenstelle über Bearbeiten und klicken Sie unten im Fenster auf Löschen. Sie werden vorher um eine Bestätigung gebeten.
Das Löschen lässt sich nicht rückgängig machen
Alle Geräte, die an dieser Nebenstelle angemeldet sind, verlieren ihre Verbindung, und die Kurzwahl ist nicht mehr erreichbar. Prüfen Sie vorher unter Telefoneinstellungen → Rufnummern, ob die Nebenstelle noch als Ziel einer Rufnummer eingetragen ist.
Nebenstellen und Mitarbeiter
Nebenstellen sind Telefone — Mitarbeiter sind Personen mit einem Q4-Login. Beides verwalten Sie getrennt. Wie Sie Mitarbeiter anlegen, ihnen Zugänge geben und eine Nebenstelle zuordnen, steht in Teil 2.
Rechtlicher Hinweis zur Aufzeichnung
Wenn Sie die Anrufaufzeichnung aktivieren, beachten Sie bitte die geltenden Vorgaben zum Datenschutz und zum Schutz des gesprochenen Wortes. In der Regel müssen Gesprächspartner vorab informiert werden und einwilligen. Klären Sie den Einsatz im Zweifel mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Fragen?
Kommen Sie nicht weiter oder fehlt Ihnen eine Berechtigung in der Oberfläche? Schreiben Sie uns über support.q4m.de/ticket und nennen Sie dabei Ihren Firmennamen und die betroffene Nebenstelle.