Die Q4-Cloud-Telefonanlage im Überblick
Was die Cloud-Telefonanlage ist, wo Sie sie verwalten und welche Grundbegriffe Sie kennen sollten.
Die Q4-Cloud-Telefonanlage im Überblick
Die Q4-Cloud-Telefonanlage ist eine Telefonanlage, die nicht mehr als Gerät bei Ihnen im Haus steht, sondern von der Q4 media AG betrieben wird. Sie verwalten Ihre Anlage bequem im Browser; Ihre Telefone und Softphones melden sich über das Internet an.
Für Sie bedeutet das:
- Keine Anlagen-Hardware im Serverraum, keine Wartungsfenster vor Ort.
- Änderungen an Nebenstellen und Rufzielen nehmen Sie selbst vor.
- Ihre Mitarbeiter können auch außerhalb des Büros unter ihrer Nebenstelle erreichbar sein.
Anmeldung
Die Verwaltungsoberfläche erreichen Sie unter hub.q4m.de. Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Die Zugangsdaten erhalten Sie von der Q4 media AG bei der Einrichtung Ihrer Anlage. Haben Sie kein Passwort zur Hand, fordern Sie über Passwort vergessen? Magic-Link per E-Mail anfordern einen Anmeldelink an.
Nach der Anmeldung wählen Sie oben in der Kopfzeile die Rubrik Telefonie und links Telefonanlage. Alles, was in diesem Wiki mit „Telefonie → …" beschrieben wird, finden Sie dort. Die übrigen Rubriken der Kopfzeile (Voice, Organisation, Gebäude & Geräte, Daten & Automation, Firma) zeigen nur, was Ihre Firma gebucht hat.
Tipp
Legen Sie sich ein Lesezeichen auf https://hub.q4m.de an. Die Oberfläche funktioniert auch auf Tablet und Smartphone.
Sie haben keine Zugangsdaten oder Ihr Passwort funktioniert nicht? Dann melden Sie sich bitte über support.q4m.de/ticket bei uns.
Die wichtigsten Begriffe
| Begriff | Bedeutung |
|---|---|
| Nebenstelle | Ein interner Teilnehmer, z. B. „12 — Anna Berger". An einer Nebenstelle meldet sich ein Telefon oder eine Telefon-App an. |
| Rufnummer | Eine Ihrer öffentlichen Rufnummern (Durchwahl), unter der Sie von außen angerufen werden. Jede Rufnummer bekommt in der Liste direkt ihr Ziel zugeordnet. |
| Verbindung (SIP-Trunk) | Die Anbindung an Ihren Telefonanbieter. Über die Verbindung laufen alle Gespräche nach außen und von außen herein. |
| Rufgruppe | Mehrere Nebenstellen, die gemeinsam klingeln — zum Beispiel die Zentrale. |
| IVR-Menü | Ein Ansagemenü: „Für den Vertrieb drücken Sie die 1 …". |
| Warteschlange | Anrufer warten mit Musik, bis ein Mitarbeiter frei wird. |
| Audio-Datei | Eine Ansage oder Wartemusik, die Ihre Anlage abspielt. |
| Mitarbeiter | Eine Person in Ihrem Unternehmen mit eigenem Q4-Login. |
| Endgerät | Das Telefon selbst — ein Tischtelefon oder eine Telefon-App (Softphone) auf Computer und Handy. |
Was Sie in der Oberfläche finden
Unter Telefonie landen Sie zuerst auf der Übersicht. Dort sehen Sie als Kacheln, wie viele Rufnummern, Nebenstellen, Rufgruppen, IVR-Menüs, Warteschlangen und Trunks Ihre Anlage hat — ein Klick auf eine Kachel springt in den passenden Bereich. Darunter erklärt der Kasten „So hängt alles zusammen" in zwei Sätzen, wie eine Rufnummer auf ihr Ziel zeigt.
Links daneben steht die Bereichs-Navigation in Gruppen, die Sie auf- und zuklappen:
- Telefoneinstellungen — Verbindungen (Ihre SIP-Trunks) und Rufnummern.
- Anrufsteuerung — Zeitkonditionen, ausgehende Routen und die Sperrliste.
- Cloud Telefonanlage — Nebenstellen, Rufgruppen, IVR-Menüs, Ansagen, Warteschlangen, Konferenzen, Pickup-Gruppen und Audio-Dateien.
- Systemeinstellungen — Allgemein, Aufzeichnung & KI-Notiz, Notfallnummern, Kennziffern.
- Dienste — die Anrufliste Ihrer Anlage (ein Bereich Fax ist angekündigt).
Einen eigenen Bereich Endgeräte kündigt die Navigation mit dem Vermerk „bald" an — die Geräteverwaltung steckt heute noch in der jeweiligen Nebenstelle.
Welche Bereiche für Ihren Zugang freigeschaltet sind, hängt von Ihrem Vertrag und Ihren Berechtigungen ab — es kann also sein, dass Sie nicht alles sehen.
Ihre Mitarbeiter — also die Personen mit einem Q4-Login — verwalten Sie nicht unter Telefonie, sondern in der Rubrik Firma → Mitarbeiter.
Vieles geht auch im Cockpit. Bürozeiten, Firmen-Anrufbeantworter, Ansagen und das Ziel, wenn in einer Rufgruppe niemand abnimmt, pflegen berechtigte Mitarbeiter direkt im Q4 Cockpit, ohne den Hub, siehe Anrufwege und Zeiten im Cockpit verwalten.
Ihr Telefonanschluss bleibt bei Ihrem Anbieter
Die Q4-Cloud-Telefonanlage ist die Anlage, nicht der Anschluss. Ihren Telefonvertrag behalten Sie bei Ihrem bisherigen Anbieter; wir binden dessen SIP-Trunk als Verbindung an die Anlage an. Für gängige Anbieter — easybell, fonial, sipgate und Telekom — sind Vorlagen hinterlegt, die Server und Transport gleich mit ausfüllen; andere SIP-Anbieter tragen Sie frei ein.
Die Einrichtung der Verbindung übernehmen wir in der Regel gemeinsam mit Ihnen bei der Inbetriebnahme.
Achtung
Die Cloud-Telefonanlage ersetzt keinen notruffähigen Anschluss. Halten Sie für Notrufe bitte einen davon unabhängigen Anschluss bereit — zum Beispiel ein Mobiltelefon.
Fragen?
Wenn Sie nicht weiterkommen oder eine Änderung wünschen, die Sie in der Oberfläche nicht selbst vornehmen können, schreiben Sie uns über support.q4m.de/ticket. Bitte nennen Sie dabei Ihren Firmennamen und — falls vorhanden — die betroffene Nebenstelle oder Rufnummer.