Anrufwege und Zeiten im Cockpit verwalten
Bürozeiten, Firmen-Anrufbeantworter, Ansagen und das Ziel, wenn in einer Rufgruppe niemand abnimmt. Direkt im Cockpit, ohne den Q4-Hub.
Auf dieser Seite (7)
Anrufwege und Zeiten im Cockpit verwalten
Was im Alltag wechselt, müssen Sie nicht im Q4-Hub suchen: Bürozeiten, der Anrufbeantworter der Firma, eine Ansage für den Betriebsausflug oder die Frage, wohin ein Anruf geht, wenn in der Zentrale niemand abnimmt. All das steht im Cockpit unter Mailbox → Anrufwege & Zeiten.
Den Reiter sehen nur Mitarbeiter mit dem Telefonie-Recht Anrufbeantworter & Zeitsteuerung verwalten. Administratoren haben es standardmäßig; vergeben wird es unter Einstellungen → Rechte oder im Q4-Hub in der Nebenstelle, siehe Die Einstellungen im Überblick.
Jede Änderung wirkt sofort auf die Telefonanlage. Es gibt keinen Anwenden-Knopf. Nach dem Speichern steht „Gespeichert und aktiv."
Nebenstellen, Mitglieder von Rufgruppen und die Verbindung zum Anbieter bleiben im Q4-Hub, siehe Die Q4-Cloud-Telefonanlage im Überblick.
Der Reiter hat fünf Unterreiter: Übersicht, Rufnummern, Rufgruppen, Ansagen & Anrufbeantworter und Zeiten.
Übersicht: so laufen Anrufe von außen
Die Übersicht zeigt jede Rufnummer der Firma mit ihrem Weg im Klartext, von oben nach unten: die erste passende Zeit gilt, sonst die letzte Zeile. Zum Beispiel:
Hauptnummer (Zentrale) · Mo–Fr 08:00–17:00 → Rufgruppe „Zentrale" (klingelt 30 s) → niemand nimmt ab → Anrufbeantworter · sonst → Ansage „Geschlossen"
Steht dabei ⚠ es wird aufgelegt, endet der Weg im Leeren: Eine Rufgruppe hat kein Ziel für niemand nimmt ab, der Anrufer hört nach dem Klingeln nur noch das Auflegen. Der Unterreiter Rufgruppen trägt dann ebenfalls ein ⚠. Mit beheben springen Sie direkt an die richtige Stelle.
Durchwahlen, die direkt an eine Person gehen, fasst die Übersicht in einer Zeile zusammen. Dort gilt der persönliche Anrufbeantworter des jeweiligen Mitarbeiters.
Rufnummern: Ziel und Zeitregeln
Je Rufnummer legen Sie fest, wohin Anrufe gehen:
- immer: ein Ziel, egal zu welcher Zeit. Zur Wahl stehen Kollegen, Rufgruppen, Anrufbeantworter, Ansagen und, falls gebucht, das KI-Sekretariat.
- wenn … sonst wenn … sonst: mit + Zeitregel wählen Sie ein Zeitprofil und ein Ziel. Die Regeln werden von oben nach unten geprüft, die erste passende gilt. Passt keine, gilt sonst, typischerweise der Anrufbeantworter oder eine Ansage.
Für Zeitregeln brauchen Sie zuerst ein Zeitprofil unter Zeiten. Ohne Profil erscheint der Hinweis „Für Zeitregeln zuerst unten ein Zeitprofil anlegen."
Persönliche Durchwahlen sind zunächst ausgeblendet, damit die Liste übersichtlich bleibt. Auch persönliche Durchwahlen zeigen blendet sie ein.
Rufgruppen: Klingelzeit und „niemand nimmt ab"
Je Rufgruppe stellen Sie zwei Dinge ein:
- Klingelzeit: wie lange es klingelt. Daneben steht, wie die Zeit gemeint ist: alle gleichzeitig (für die ganze Gruppe) oder je Person, nacheinander. Ohne eigenen Wert gilt der Standard von 25 Sekunden.
- danach: was passiert, wenn niemand abnimmt, etwa der Anrufbeantworter der Firma, eine Ansage oder ein Kollege. Ohne Ziel wird der Anrufer aufgelegt.
Wer in der Gruppe Mitglied ist, pflegt der Administrator im Q4-Hub. Jeder Mitarbeiter kann sich in seinem Cockpit unter Meine Rufgruppen selbst an- und abmelden.
Ansagen & Anrufbeantworter
Ansagen
Eine Ansage spielt nur einen Text ab, zum Beispiel „Alle Kollegen sind im Gespräch" oder „Heute ist Betriebsausflug". Mit + Neue Ansage geben Sie ihr einen Namen und tippen den Text, eine KI-Stimme spricht ihn im Namen der Firma. Anlegen speichert sie. Selbst aufsprechen geht nach dem Anlegen mit Am PC aufnehmen.
Jede Ansage hat genau eine Einstellung danach:
| danach | Wirkung |
|---|---|
| auflegen | Nur die Ansage, dann Ende |
| Aufnahme auf einem Anrufbeantworter | Der Anrufer spricht eine Nachricht auf. Er hört nur noch den Piepton, nicht zusätzlich dessen Begrüßung |
| weiter zu einem Ziel | Der Anruf geht an einen Kollegen, eine Rufgruppe oder ein anderes Ziel |
Ansagen erscheinen danach in allen Zielauswahlen, ohne Nummer. Dort gibt es auch + Neue Ansage …, falls Sie sie erst beim Einrichten eines Weges brauchen.
Anrufbeantworter der Firma
Ein Firmen-Anrufbeantworter ist das Postfach mit fester Nummer, auf dem Anrufer eine Nachricht hinterlassen. Alle Kollegen sehen seine Nachrichten unter Mailbox → Nachrichten. Mit + Neuer Anrufbeantworter legen Sie einen an; das Cockpit schlägt eine freie Nummer ab 9150 vor.
Je Anrufbeantworter wählen Sie, ob neue Nachrichten zusätzlich per E-Mail kommen: keine E-Mail, E-Mail-Hinweis oder E-Mail mit Aufnahme. Der Knopf Begrüßung führt zu seiner Begrüßung. Sie gilt nur, wenn ein Anruf direkt auf dem Anrufbeantworter landet; kommt er über eine Ansage, ersetzt deren Text die Begrüßung.
Zeiten
Wochenplan (Zeitprofile)
Ein Zeitprofil beschreibt, wann etwas gilt, etwa „Bürozeiten". Mit + Neues Zeitprofil legen Sie es an, mit + Zeitfenster fügen Sie Zeiten hinzu. Jedes Zeitfenster hat eigene Tage, so lassen sich auch unregelmäßige Wochen abbilden:
Mo + Di 08:00–12:00, 13:00–16:30 · Mi + Do 08:00–12:00, 13:00–15:00 · Fr 08:00–12:00
Ein neues Fenster übernimmt die Tage des vorigen. Verwendet wird das Profil unter Rufnummern in den Zeitregeln.
Firma geschlossen
Für Krankheit, Betriebsausflug oder Inventur: Jetzt schließen schickt alle Rufnummern mit Zeitregel sofort auf ihr Ziel sonst, wie nach Feierabend. Sie wählen, wie lange: bis ich wieder öffne, bis heute 23:59 oder bis … mit einem bestimmten Datum und einer Uhrzeit. Wieder öffnen hebt es auf.
Der Schalter wirkt nur auf Rufnummern mit Zeitregel. Hat die Firma noch keine, sagt das Cockpit das und verweist auf die Bürozeiten unter Rufnummern.
Ein typischer Aufbau
- Unter Ansagen & Anrufbeantworter einen Firmen-Anrufbeantworter anlegen und ihm eine Begrüßung geben.
- Unter Zeiten das Zeitprofil „Bürozeiten" anlegen.
- Unter Rufgruppen bei der Zentrale danach → Anrufbeantworter wählen.
- Unter Rufnummern für die Hauptnummer eine Zeitregel anlegen: wenn Bürozeiten → Rufgruppe Zentrale, sonst → Anrufbeantworter.
- In der Übersicht prüfen, dass kein ⚠ mehr steht, und einmal vom Handy aus die Hauptnummer anrufen.