Preisanfrage an Lieferanten und Nachunternehmer im Q4 Cloud ERP

Mit der Preisanfrage holen Sie Preise von mehreren Lieferanten oder Nachunternehmern ein, ohne Listen abzutippen. Sie schicken einen Auszug aus Ihrem Leistungsverzeichnis hinaus, jeder Bieter antwortet so, wie er es gewohnt ist, und alle Antworten landen im selben Preisspiegel. Aus der Vergabe entsteht die Bestellung, und die vergebenen Preise gehen auf Wunsch als GAEB-Datei zurück in Ihre Kalkulation.

Die Preisanfrage ist ein Zusatzmodul. Sie finden sie unter Einkauf → Preisanfragen und Einkauf → Leistungsverzeichnisse, sobald das Modul für Ihr Unternehmen freigeschaltet ist.

Der Ablauf in Kürze

1. Leistungsverzeichnis anlegen – GAEB-Datei einlesen, Excel-Liste einlesen oder Positionen direkt erfassen.
2. Anfrage zusammenstellen – Titel oder einzelne Positionen markieren, Angebotsfrist festlegen.
3. Bieter eintragen – aus dem Lieferantenstamm oder per E-Mail-Adresse.
4. Versenden – jeder Bieter bekommt eine E-Mail mit seinem persönlichen Link, dem Leistungsverzeichnis als PDF, einer Excel-Liste und (bei Nachunternehmerleistungen) einer GAEB-Datei.
5. Angebote einsammeln – über das Online-Portal, als GAEB-Datei, als Excel-Liste oder als PDF.
6. Preisspiegel prüfen und vergeben – ganz oder je Titel.
7. Bestellung erzeugen und die Preise bei Bedarf an die Kalkulation zurückgeben.

Leistungsverzeichnis anlegen

Unter Einkauf → Leistungsverzeichnisse haben Sie drei Wege:

Bedarfspositionen, Alternativpositionen (mit Grundposition und Alternativen in derselben Gruppe), Pauschalen und Positionen „nur Einheitspreis“ werden erkannt bzw. lassen sich so erfassen.

Anfrage zusammenstellen und versenden

Im Leistungsverzeichnis markieren Sie die Titel oder Positionen, die Sie anfragen möchten – ein Klick auf einen Titel markiert alles darunter. Geben Sie Titel, Art (Nachunternehmerleistung, Material oder Dienstleistung) und die Angebotsfrist an.

In der Anfrage tragen Sie dann ein:

• Bauvorhaben bzw. Lieferort und ein Anschreiben an die Bieter.
• Ihre eigene Bindefrist gegenüber Ihrem Kunden. Das System schlägt den Bietern eine Bindefrist von 14 Tagen darüber vor, damit kein Nachunternehmer abspringen kann, bevor Sie selbst frei sind.
• Unterlagen wie Pläne oder Vorbemerkungen.
• Bieter: aus dem Lieferantenstamm (Tipp: pflegen Sie dort das Feld „Gewerke / Sortiment“, dann finden Sie passende Bieter schneller) oder neue Bieter nur mit E-Mail-Adresse. Neue Bieter werden erst bei der Vergabe als Lieferant angelegt.

Mit Versenden gehen die Einladungen hinaus. Ihre eigenen Preise und Ihre Kalkulation verlassen das System dabei nie. Jeder Bieter sieht nur seine eigene Anfrage – nie, wer sonst angefragt wurde.

Frist ändern benachrichtigt automatisch alle eingeladenen Bieter. Auch wer schon abgegeben hat, kann sein Angebot bis zur neuen Frist überarbeiten.

So antworten die Bieter

Online-Portal (empfohlen): Der Bieter öffnet seinen persönlichen Link – ohne Anmeldung und ohne Software, auch auf dem Handy. Er trägt Einheitspreise ein, die Summen laufen mit, und alles wird automatisch zwischengespeichert. Dazu kommen Nachlass, Skonto, Bindefrist, Bemerkungen je Position, „kein Angebot“ für einzelne Positionen und Anlagen. Mit Verbindlich abgeben ist das Angebot eingegangen; der Bieter bekommt eine Eingangsbestätigung mit seinem Angebot als PDF. Bis zum Fristende kann er es zurückziehen und neu abgeben.

Datei oder Papier: Kommt das Angebot anders zu Ihnen, öffnen Sie in der Bieterliste Datei einlesen:

Mit Erfassen tragen Sie ein Angebot von Hand ein. Eingelesene und erfasste Angebote zählen erst, wenn Sie Als Angebot übernehmen klicken.

Der Preisspiegel

Der Preisspiegel stellt alle gültigen Angebote nebeneinander:

• günstigster Einheitspreis je Position grün, teuerster rot, fehlende Preise mit „–“, nicht angebotene mit „n. a.“;
• Summen je Titel mit Rang und die Angebotssumme mit Rangfolge – unvollständige Angebote stehen hinter den vollständigen;
• Bedarfspositionen und nicht gewertete Alternativen zählen nicht zur Summe. Welche Alternative gewertet wird, legen Sie unter Wertung fest;
• Nachlass wird getrennt ausgewiesen (erst je Position, dann je Titel, dann auf die Gesamtsumme), Skonto steht daneben und fließt nicht in die Rangfolge ein;
• die Bindefrist jedes Bieters ist farbig markiert: rot, wenn sie vor Ihrer eigenen Bindefrist endet.

Der Preisspiegel lässt sich drucken oder als Excel-Datei herunterladen.

Vergabe, Bestellung, Rückführung

Vergeben Sie das ganze Angebot an einen Bieter oder einzelne Titel an verschiedene Bieter. Ein Gesamt- oder Titelnachlass gilt nur, wenn der Bieter das ganze Angebot bzw. den ganzen Titel bekommt.

Bestellungen erzeugen legt je Bieter eine Bestellung als Entwurf an – mit den vergebenen Positionen, einem eigenen Nachlass-Posten, Skonto und Bindefrist im Bestelltext. Bei Bauleistungen eines Nachunternehmers, der als Bauleister gekennzeichnet ist, steht die Bestellung ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Fehlt die Freistellungsbescheinigung, weist das System bei der Vergabe darauf hin (siehe Reverse Charge und Bauabzug).

Preise als GAEB-Datei (X84) erzeugt eine Datei mit Ihrem ursprünglichen Leistungsverzeichnis, in dem die vergebenen Positionen bepreist sind. Diese Datei lesen Sie in Ihr Kalkulationsprogramm ein – so übernehmen Sie die Nachunternehmerpreise, ohne sie abzutippen.

Mit Absagen senden erhalten alle übrigen Bieter mit Angebot eine freundliche Absage.

Häufige Fragen

Brauchen die Bieter ein GAEB-Programm? Nein. Das Online-Portal und die Excel-Liste genügen; wer ein GAEB-Programm hat, kann trotzdem eine X84 schicken.

Ein Bieter hat seinen Link verloren. In der Bieterliste steht jeder Link zum Kopieren; mit Erneut senden geht die Einladung noch einmal hinaus. Wurde ein Link an die falsche Stelle weitergegeben, erzeugt Neuer Link einen neuen – der alte gilt dann nicht mehr.

Was passiert mit Angeboten, die zu spät kommen? Über das Portal ist nach Fristende keine Abgabe mehr möglich. Ein später per Datei eingelesenes Angebot wird im Preisspiegel als „nach Frist“ markiert.

Werden Angebote gespeichert? Jede verbindliche Abgabe wird als PDF mit Prüfsumme abgelegt, sodass sich später nachweisen lässt, was abgegeben wurde.