Rechnungskorrektur und Storno im Q4 Cloud ERP
Eine ausgestellte Rechnung wird nie geändert, sondern korrigiert oder storniert – jeweils mit eigenem Beleg. So gehen Sie vor und so kommt das Geld zum Kunden zurück.
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Eine Rechnung, die Ihr Kunde bekommen hat, bleibt im Q4 Cloud ERP so, wie sie ist. Stimmt etwas nicht, schreiben Sie einen neuen Beleg, der sich auf die Rechnung bezieht. Das verlangen die GoBD (Unveränderbarkeit) und das Umsatzsteuerrecht.
Warum „Rechnungskorrektur“ und nicht „Gutschrift“?
Umsatzsteuerlich ist eine Gutschrift etwas anderes: eine Abrechnung, die der Kunde über eine Leistung erstellt, die Sie erbracht haben. Ein Beleg, mit dem Sie Ihre eigene Rechnung mindern, heißt deshalb Rechnungskorrektur – oder Stornorechnung, wenn die Rechnung vollständig aufgehoben wird.
Welcher Beleg für welchen Fall?
| Was ist passiert? | Beleg |
|---|---|
| Ein Teil der Rechnung stimmt nicht (eine Position, Menge, Preis) | Rechnungskorrektur, im Entwurf auf den betroffenen Teil gekürzt |
| Die ganze Rechnung soll erstattet werden, der Kunde hat schon bezahlt | Rechnungskorrektur über den vollen Betrag |
| Die Rechnung war falsch und wird ersetzt (noch nicht bezahlt) | Storno und neue Rechnung |
| Nur ein Text ist falsch, alle Beträge stimmen | Trotzdem bearbeiten (Ausnahme, siehe unten) |
Rechnungskorrektur erzeugen
- Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung.
- Tragen Sie unter Aktionen optional einen Grund ein, wählen Sie bei Bedarf den Erstattungsweg und klicken Sie auf Rechnungskorrektur erzeugen. Das ERP legt einen Entwurf mit allen Positionen der Rechnung an.
- Soll nur ein Teil korrigiert werden, klicken Sie auf Bearbeiten und kürzen Positionen, Mengen oder Preise – Schritt für Schritt unter Rechnung teilweise korrigieren.
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Ausstellen oder direkt auf Per E-Mail senden.
Auf dem Beleg steht im Infoblock automatisch „Zu Rechnung: Nummer vom Datum“. Dieser Bezug ist Pflicht – ohne ihn ist die Korrektur steuerlich nicht eindeutig. Die Beträge bleiben positiv, die Summenzeile heißt „Betrag zu Ihren Gunsten“. Rechnungskorrekturen gibt es nur zu ausgestellten Rechnungen; einen Rechnungsentwurf bearbeiten Sie direkt.
Rechnung stornieren
Klicken Sie in der Rechnung unter Aktionen auf Stornieren (optional mit Stornogrund). Ist die Rechnung bereits ausgestellt, erzeugt das ERP eine Stornorechnung über den vollen Betrag – mit eigener Nummer und dem Vermerk „Storno zu Rechnung …“. Sie wird sofort ausgestellt und archiviert, und Sie landen direkt auf ihr. Über Per E-Mail senden schicken Sie sie dem Kunden; der Text ist bereits vorbereitet („hiermit stornieren wir unsere Rechnung …“).
Ein Rechnungsentwurf war noch nie beim Kunden. Ihn zu stornieren erzeugt keinen Beleg – er wird nur verworfen.
Bezahlte Rechnungen lassen sich nicht stornieren. Erstellen Sie dafür eine Rechnungskorrektur, damit die Erstattung sauber auf dem Beleg steht.
Ausnahme: Textfehler auf einem ausgestellten Beleg
Stimmen alle Beträge und nur ein Text ist falsch (Tippfehler, falsche Bezeichnung), können Sie eine ausgestellte Rechnung oder Rechnungskorrektur über Trotzdem bearbeiten oben rechts wieder in den Entwurf holen. Das ERP fragt nach dem Grund und protokolliert ihn. Danach ändern Sie den Text und stellen den Beleg erneut aus.
Die bisherige Fassung geht dabei nicht verloren: Sie bleibt im Q4 Drive als „…_ersetzt-Datum.pdf“ neben dem neuen Beleg liegen. Geht es um Beträge, Mengen oder Positionen, nutzen Sie bitte immer Rechnungskorrektur oder Storno. Stornierte Rechnungen lassen sich nicht wieder öffnen.
Wie kommt das Geld zurück?
Unter den Summen steht statt der Zahlungsaufforderung ein Erstattungshinweis. Steht Erstattung auf automatisch, wählt das ERP selbst: Ist die Rechnung noch nicht bezahlt, wird verrechnet – der offene Betrag der Rechnung sinkt dann um den Korrekturbetrag. Ist sie bezahlt, kündigt der Beleg eine Rücküberweisung an oder bittet um die Bankverbindung. Sie können den Weg im Entwurf auch selbst wählen; beim Ausstellen wird er festgeschrieben.
Alle Wege, die Wirkung auf Mahnwesen und Offene Posten und typische Fragen: Erstattung und Verrechnung.
Darf ich eine korrigierte Rechnung unter derselben Nummer schicken?
Nein, davon raten wir ab. Eine Rechnungsnummer darf nur einmal vergeben werden. Zwei verschiedene Dokumente mit derselben Nummer führen beim Kunden und beim Finanzamt zu Rückfragen, und viele E-Rechnungs-Empfänger lehnen eine doppelte Nummer ab. Der saubere Weg ist immer:
- Rechnung stornieren (Stornorechnung geht an den Kunden),
- eine neue Rechnung mit neuer Nummer schreiben.
Das gilt auch, wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat.