Erstattung und Verrechnung bei Rechnungskorrekturen
Rücküberweisung, Verrechnung mit der Rechnung oder Bitte um Bankverbindung – welchen Hinweis die Rechnungskorrektur trägt und was mit dem offenen Betrag der Rechnung passiert.
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Eine Rechnungskorrektur fordert kein Geld an, sie gibt Geld zurück. Statt der Zahlungsaufforderung steht unter den Summen deshalb ein Erstattungshinweis, und die Summenzeile heißt „Betrag zu Ihren Gunsten“. Welcher Hinweis dort steht, bestimmt der Erstattungsweg.
Den Überblick finden Sie unter Rechnungskorrektur und Storno.
Die Erstattungswege
| Erstattungsweg | Hinweis auf dem Beleg |
|---|---|
| Verrechnung mit der Rechnung | „Der Betrag von … wird mit unserer Rechnung … verrechnet. Bitte zahlen Sie nur den verbleibenden Betrag.“ Bei einer Stornorechnung: „Bitte zahlen Sie den Rechnungsbetrag nicht.“ |
| Rücküberweisung auf das Konto des Kunden | „Den Betrag von … überweisen wir Ihnen in den nächsten Tagen auf Ihr Konto mit der IBAN …“ (nur die letzten vier Stellen) |
| Kunde um Bankverbindung bitten | Bitte an den Kunden, Kontoinhaber und IBAN mitzuteilen |
| Erstattung über das ursprüngliche Zahlungsmittel | z. B. PayPal oder Kreditkarte |
| kein Hinweis | Unter den Summen steht nichts |
Ist für die Rücküberweisung beim Kunden keine IBAN hinterlegt, bittet der Beleg automatisch um die Bankverbindung.
Automatisch oder von Hand
Steht der Erstattungsweg auf automatisch, wählt das ERP nach dem Zahlungsstand der Rechnung:
- Rechnung noch nicht bezahlt → Verrechnung mit der Rechnung
- Rechnung bezahlt, IBAN beim Kunden hinterlegt → Rücküberweisung
- Rechnung bezahlt, keine IBAN → Bitte um Bankverbindung
Sie können den Weg an drei Stellen selbst wählen – jeweils nur, solange die Korrektur ein Entwurf ist:
- an der Rechnung beim Klick auf Rechnungskorrektur erzeugen,
- in der Belegansicht der Korrektur unter Erstattung,
- in der Bearbeitungsmaske der Korrektur (unten, Feld Erstattung).
In der Belegansicht steht unter der Auswahl der Text, der auf dem Beleg erscheint; in der Bearbeitungsmaske zeigt die Option automatisch, welchen Weg das ERP gerade wählen würde. Derselbe Text steht auch in der E-Rechnung.
Beim Ausstellen wird der Weg festgeschrieben – genau der, den das PDF nennt. Bezahlt der Kunde die Rechnung erst danach, bleibt es bei der Verrechnung, die er schriftlich bekommen hat.
Was die Verrechnung mit der Rechnung macht
Eine ausgestellte Rechnungskorrektur mit dem Weg Verrechnung mindert den offenen Betrag der Rechnung:
- Teilkorrektur: Die Rechnung bleibt offen (bzw. überfällig), aber nur noch mit dem Restbetrag. Mahnwesen, Offene Posten, Bankabgleich, Lastschriftlauf und der QR-Code zum Bezahlen arbeiten mit diesem Restbetrag.
- Korrektur über den vollen Betrag: Die Rechnung gilt als erledigt und steht auf bezahlt.
In der Rechnung sehen Sie den verrechneten Betrag als „Verrechnet“ neben „Gezahlt“. Eine Verrechnung ist kein Geldeingang: Sie erscheint nicht in der Liste der Zahlungen.
Ein Entwurf zählt noch nicht. Erst mit dem Ausstellen wird verrechnet. Holen Sie eine ausgestellte Korrektur über Trotzdem bearbeiten zurück in den Entwurf, zählt sie bis zum erneuten Ausstellen ebenfalls nicht.
Stornorechnung
Eine Stornorechnung hebt die Rechnung vollständig auf. Die Rechnung steht danach auf storniert und taucht in keiner Offene-Posten-Liste und in keinem Mahnlauf mehr auf. Ist die Rechnung noch unbezahlt, sagt der Hinweis dem Kunden, dass er nichts zahlen muss.
Rücküberweisung ausführen
Bei Rücküberweisung sagt der Beleg dem Kunden das Geld zu – überweisen müssen Sie es weiterhin selbst über Ihre Bank. Das ERP verändert dabei die Rechnung nicht: Sie bleibt bezahlt, die Korrektur dokumentiert die Erstattung.
Häufige Fragen
Der Kunde hat schon bezahlt, und der Betrag soll mit seiner nächsten Rechnung verrechnet werden. Verrechnung mit der Rechnung ist für Rechnungen gedacht, die noch (ganz oder teilweise) offen sind – der Hinweis bittet den Kunden, nur den Rest zu zahlen. Wählen Sie in diesem Fall kein Hinweis und schreiben Sie Ihren Wortlaut in den Schlusstext der Korrektur, z. B. „Den Betrag verrechnen wir mit unserer nächsten Rechnung.“
Ich habe den falschen Erstattungsweg ausgestellt. Ein ausgestellter Beleg ist unveränderbar. Wenden Sie sich an den Support: Wir ersetzen die Korrektur durch eine neue mit eigener Nummer und dem richtigen Hinweis; die alte wird storniert und bleibt im Archiv.