Rechnung teilweise korrigieren (Teilkorrektur)
Nur eine Position, eine geringere Menge oder ein nachträglicher Preisnachlass – so passen Sie die Rechnungskorrektur im Q4 Cloud ERP an, bevor Sie sie ausstellen.
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Eine Rechnungskorrektur übernimmt zunächst alle Positionen der Rechnung mit den ursprünglichen Mengen und Preisen. Soll nicht die ganze Rechnung korrigiert werden, passen Sie den Entwurf an, bevor Sie ihn ausstellen. Das ist der Normalfall bei Reklamationen, Teilrücksendungen und Preisnachlässen.
Den Überblick über Rechnungskorrektur und Storno finden Sie unter Rechnungskorrektur und Storno.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die ausgestellte Rechnung.
- Tragen Sie unter Aktionen optional einen Grund ein (z. B. „Reklamation Lieferung vom 14.10.“), wählen Sie bei Bedarf den Erstattungsweg und klicken Sie auf Rechnungskorrektur erzeugen. Das ERP legt einen Entwurf an und öffnet ihn.
- Klicken Sie oben rechts auf Bearbeiten.
- Passen Sie die Positionen an (Beispiele unten) und klicken Sie auf Speichern. Die Summen werden neu berechnet.
- Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf Ausstellen oder direkt auf Per E-Mail senden.
Solange die Korrektur ein Entwurf ist, können Sie sie beliebig oft bearbeiten oder über Löschen verwerfen. Nach dem Ausstellen ist sie unveränderbar, genau wie eine Rechnung.
Typische Fälle
| Fall | So tragen Sie es ein |
|---|---|
| Nur eine von mehreren Positionen wird erstattet | Alle übrigen Positionen entfernen |
| Kunde schickt einen Teil der Ware zurück | Position behalten, Menge auf die zurückgegebene Menge setzen |
| Nachträglicher Preisnachlass | Position behalten, Preis auf den Nachlassbetrag je Einheit setzen – oder eine eigene Position „Preisnachlass“ mit dem Betrag anlegen |
| Prozentualer Nachlass auf die ganze Rechnung | Positionen behalten und den Rabatt je Position eintragen, oder eine Position mit dem errechneten Betrag anlegen |
| Falsch berechnete Fahrtkosten o. Ä. | Nur diese Position stehen lassen, Menge oder Preis auf die Differenz setzen |
Die Beträge bleiben positiv: Was auf der Korrektur steht, ist der Betrag, den Ihr Kunde zurückbekommt bzw. nicht zahlen muss. Auf dem PDF heißt die Summenzeile deshalb „Betrag zu Ihren Gunsten“. Ein Minuszeichen brauchen Sie nicht.
Achten Sie beim Steuersatz darauf, dass er dem der ursprünglichen Position entspricht. Wurde die Position mit 19 % berechnet, wird sie auch mit 19 % korrigiert.
Was Sie nicht ändern können
- Kunde: Die Korrektur gehört immer zum Kunden der Rechnung.
- Bezug auf die Rechnung: Im Infoblock steht automatisch „Zu Rechnung: Nummer vom Datum“. Dieser Bezug ist Pflicht und lässt sich nicht entfernen.
- Zahlungsziel und Skonto: Eine Korrektur fordert kein Geld an. Statt der Zahlungsaufforderung steht unter den Summen der Erstattungshinweis (siehe Erstattung und Verrechnung).
Änderbar sind dagegen Positionen, Mengen, Preise, Rabatte, Belegdatum, Leistungsdatum, Titel, Einleitungs- und Schlusstext, Ansprechpartner und der Erstattungsweg.
Stornorechnungen
Eine Stornorechnung hebt die ganze Rechnung auf. Sie wird beim Stornieren sofort ausgestellt und lässt sich nicht bearbeiten. Wollen Sie nur einen Teil zurücknehmen, stornieren Sie die Rechnung also nicht, sondern erzeugen eine Rechnungskorrektur und kürzen sie wie oben beschrieben.
Was passiert mit der Rechnung?
Die Rechnung selbst bleibt unverändert. Wie sich die Korrektur auf ihren offenen Betrag auswirkt, hängt vom Erstattungsweg ab: Bei Verrechnung sinkt der offene Betrag der Rechnung um den Korrekturbetrag. Bei einer Rücküberweisung bleibt die Rechnung unberührt, das Geld geht an den Kunden zurück. Einzelheiten unter Erstattung und Verrechnung.