Besprechungen aufnehmen und protokollieren
Eine Besprechung im Cockpit oder mit Q4pilot aufnehmen, Einwilligungen belegen und daraus ein Protokoll mit Aufgaben und Terminen machen lassen.
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Besprechungen aufnehmen und protokollieren
Im Bereich Besprechungen nehmen Sie ein Gespräch am Tisch auf, etwa eine Baubesprechung oder ein Kundentermin. Der Q4-Hub schreibt es mit, trennt die Sprecher und macht daraus ein Protokoll mit Ergebnissen, Aufgaben und Terminen. Aufgaben übernehmen Sie mit einem Klick, Termine landen in Ihrem Kalender.
Den Bereich gibt es im Cockpit am Rechner (Navigationsleiste) und in Q4pilot (Mehr → Besprechungen). Er wird je Person freigeschaltet. Fehlt er bei Ihnen, steht dort „Der Bereich ‚Besprechungen' ist für diese Firma nicht freigeschaltet." oder der Eintrag fehlt ganz. Wenden Sie sich dann an Ihren Administrator oder an uns.
Am Handy nimmt Q4pilot auch im Hintergrund auf, bei gesperrtem Bildschirm und über Unterbrechungen hinweg. Für lange Besprechungen ist das Handy deshalb meist die bessere Wahl. Der Rechner nimmt mit dem Mikrofon auf, das unter Einstellungen → Ton & Geräte gewählt ist.
Vor dem Start: Wer ist dabei?
Mit Besprechung aufnehmen öffnet sich zuerst die Frage Wer ist dabei? Sie suchen Kollegen und Kontakte oder tragen Personen von Hand ein. Die Liste ist freiwillig, aber sie hilft gleich dreifach:
- Im Protokoll stehen die Teilnehmer mit ihrem Einwilligungsnachweis.
- Beim Benennen der Sprecher schlägt das Cockpit die Namen der Anwesenden vor.
- Über die Liste holen Sie während der Aufnahme die Einwilligungen ein.
Bevor die Aufnahme startet, bestätigen Sie: „Ich habe alle Anwesenden über die Aufnahme informiert und sie sind einverstanden." Ohne diesen Haken startet nichts.
Während der Aufnahme
Oben steht eine große Aufnahmekarte, die man über den ganzen Raum sieht:
| Zustand | Anzeige |
|---|---|
| Aufnahme läuft | rot, blinkender Punkt, „Alles wird mitgeschrieben." |
| Angehalten | dunkelrot, Punkt steht, „Es wird nichts aufgenommen." |
Mit Pause und Weiter unterbrechen Sie die Aufnahme, etwa für ein vertrauliches Thema. Stopp beendet sie, danach lädt das Cockpit die Aufnahme hoch.
Einwilligungen einholen
Über Einwilligungen einholen … auf der Aufnahmekarte belegen Sie, wer der Aufnahme zugestimmt hat. Das geht genau dann, wenn alle noch im Raum sind:
- Selbst bestätigt: Das Cockpit zeigt einen QR-Code. Jeder Teilnehmer scannt ihn mit dem eigenen Handy und bestätigt dort. Den Link können Sie auch kopieren.
- Mündlich, zu Protokoll genommen: für Teilnehmer ohne Handy. Das ist bewusst als eigene, schwächere Art vermerkt.
Das Protokoll
Nach dem Hochladen steht die Besprechung zunächst auf wird verarbeitet, dann auf wird ausgewertet. Die Liste aktualisiert sich von selbst. Ist sie fertig, finden Sie:
- Titel und Sprecher: Geben Sie der Besprechung einen Titel und den erkannten Sprechern ihre Namen.
- Protokoll: die Zusammenfassung mit Ergebnissen.
- Aufgaben: je Aufgabe In meine Aufgaben oder alle auf einmal mit Alle übernehmen. Übernommene Aufgaben stehen im Postkorb unter „Telefon".
- Termine: je erkanntem Termin In den Kalender.
- Teilnehmer mit Nachweisstand, getrennt von den Personen, die nur im Gespräch genannt wurden. Das eine ist belegt, das andere nur gehört.
Unten stehen Erneut auswerten (etwa nach dem Benennen der Sprecher) und Per E-Mail senden. Die Mail enthält das Protokoll und einen Link, der die Besprechung direkt im Cockpit öffnet.
Wie lange bleibt was?
| Was | Wie lange |
|---|---|
| Tonaufnahme | Wird nach der Verarbeitung gelöscht. Das Datum steht in der Besprechung |
| Wortlaut (Transkript) | 14 Tage |
| Protokoll | Bis Sie die Besprechung löschen |
Wenn es hakt
| Meldung | Abhilfe |
|---|---|
| Aufnehmen braucht eine neuere Version der Q4pilot-App | Q4pilot aus dem Store aktualisieren |
| Die Auswertung ist gescheitert | Erneut auswerten versuchen. Hilft das nicht, über den Käfer in der Navigationsleiste melden |
| Die Aufnahme ist stumm | Im Cockpit unter Einstellungen → Ton & Geräte das richtige Mikrofon wählen |