Erreichbarkeit und Umleitungen
Ruhe, persönlicher Anrufbeantworter, Q4pilot und Parallelruf, Rufnummer unterdrücken, Umleitungen und Rufgruppen. Alles in einer Leiste.
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Erreichbarkeit und Umleitungen
Die Erreichbarkeits-Leiste steuert, was mit Anrufen an Ihre Nebenstelle passiert. Am Desktop finden Sie sie rechts, am Handy unter Mehr → Erreichbarkeit & Umleitungen. Sie besteht aus drei Kacheln: Meine Umleitungen, Erreichbarkeit und Meine Rufgruppen. Ein Klick auf die Kopfzeile klappt eine Kachel auf oder zu; das Cockpit merkt sich den Zustand. Der Pfeil ganz oben klappt die ganze Leiste zu einer schmalen Symbolleiste ein.
Alle Schalter wirken sofort und für alle Ihre Geräte: Tischtelefon, Cockpit und Q4pilot.
Die Kachel „Erreichbarkeit"
| Schalter | Wirkung |
|---|---|
| Ruhe (nicht stören) | Ihre Nebenstelle meldet Anrufern besetzt. Ideal für Besprechungen |
| Persönlicher Anrufbeantworter | Nicht angenommene Anrufe landen auf Ihrer Mailbox. Die Zeile darunter sagt, wofür er gilt: Durchwahl … und interne Anrufe oder Nur für interne Anrufe |
| Q4pilot auf dem Handy | Die App klingelt mit, über das Internet und ohne Gesprächskosten. Ausschalten, wenn das Handy vorübergehend Ruhe haben soll |
| Parallelruf aufs Handy (Mobilfunk) | Nur, wenn in Ihrer Nebenstelle eine Handynummer hinterlegt ist: Ihr Handy klingelt zusätzlich über das Mobilfunknetz mit. Das verursacht Gesprächskosten |
| Rufnummer unterdrücken | Angerufene sehen bei Ihren ausgehenden Anrufen „anonym" |
Wann greift der persönliche Anrufbeantworter? Nur wenn genau Ihre Nebenstelle gewählt wird, also intern oder über Ihre eigene Durchwahl. Anrufe über die Zentrale oder eine Rufgruppe laufen über die Anrufwege der Firma und landen nie auf Ihrer persönlichen Box. Wie die Firma das regelt, steht in Anrufwege und Zeiten im Cockpit verwalten.
Umleitungen
Umleitungen funktionieren in zwei Schritten: einmal festlegen, dann mit einem Klick schalten.
Festlegen
Der Stift oben rechts in der Kachel Meine Umleitungen öffnet Einstellungen → Umleitungen. Unter Neue Umleitung anlegen wählen Sie:
| Art | Greift, wenn |
|---|---|
| Immer | Jeder Anruf wird sofort umgeleitet, es klingelt gar nicht erst |
| Bei besetzt | Sie gerade telefonieren |
| Bei Nichtannahme | Sie nach der eingestellten Klingeldauer nicht abnehmen |
Als Ziel wählen Sie einen Kollegen, eine Rufgruppe, einen Anrufbeantworter oder Externe Rufnummer …, etwa Ihr Handy. Dazu ein Name wie „Mittag" oder „Außendienst", dann Anlegen. In der Liste darüber ändern Sie die Reihenfolge oder löschen eine Vorlage.
Die Vorlagen liegen auf dem Gerät, auf dem Sie sie angelegt haben. Am Handy legen Sie sie bei Bedarf noch einmal an.
Schalten
Jede Vorlage steht danach als Zeile mit Schalter in Meine Umleitungen. Ein Klick schaltet sie ein oder aus. Bei besetzt und Bei Nichtannahme dürfen gleichzeitig laufen, eine Immer-Umleitung dagegen nur eine: Schalten Sie eine zweite ein, geht die erste aus.
Eine aktive Umleitung zeigt das Cockpit zusätzlich als Hinweis in der Kopfleiste; das Kreuz daran schaltet sie ab.
Umleitung am Telefon gesetzt? Wurde eine Umleitung am Tischtelefon oder per Kennziffer eingeschaltet, erscheint sie trotzdem in der Kachel, mit dem Vermerk nicht als Vorlage gespeichert. Auch sie schalten Sie dort ab.
Rufgruppen
Unter Meine Rufgruppen sehen Sie, in welchen Gruppen Ihre Nebenstelle Mitglied ist, etwa „Zentrale" oder „Vertrieb". Der Schalter daneben meldet Sie an oder ab:
- An: Anrufe dieser Gruppe klingeln bei Ihnen mit. Das Cockpit zeigt sie mit dem Leitungsnamen („für Zentrale"), damit Sie sich passend melden können.
- Aus: Sie werden beim Klingeln der Gruppe übersprungen, bleiben aber Mitglied. Anrufe an Ihre eigene Durchwahl erreichen Sie weiterhin.
Sind alle Mitglieder einer Gruppe abgemeldet, greift das Ziel, das die Firma für „niemand nimmt ab" hinterlegt hat. Die Mitgliedschaft selbst pflegt der Administrator Ihrer Telefonanlage im Q4-Hub.
Klingeldauer, Anklopfen und ausgehende Rufnummer
Drei Einstellungen ergänzen die Leiste. Sie stehen unter Einstellungen:
- Umleitungen → Klingeldauer: wie viele Sekunden es bei Ihnen klingelt, bevor „Bei Nichtannahme" greift (5 bis 120). Ohne eigenen Wert gilt der Standard der Anlage.
- Umleitungen → Anklopfen: bei laufendem Gespräch besetzt melden statt anklopfen.
- Ausgehende Rufnummer: welche Ihrer Firmenrufnummern Angerufene sehen, oder Nummer unterdrücken (anonym).
Typische Situationen
| Situation | So geht es |
|---|---|
| Kurze Besprechung | Ruhe einschalten, danach wieder aus |
| Mittagspause, Kollege übernimmt | Vorlage Immer → Kollege einschalten |
| Außendienst ohne App | Vorlage Bei Nichtannahme → Externe Rufnummer (Handy) einschalten |
| Feierabend, Zentrale soll nicht mehr klingeln | Bei Meine Rufgruppen abmelden |
| Urlaub | Begrüßung für den Urlaub aktivieren (Mailbox → Begrüßung) und Persönlicher Anrufbeantworter an |
Welche Rufnummern zur Wahl stehen und ob Parallelruf möglich ist, hängt von der Einrichtung Ihrer Nebenstelle ab. Fehlt Ihnen eine Option, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Telefonanlage oder an den Support.