Teil 4 von 4
Kalender von Kollegen und Geburtstage
Den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen mit den eigenen Zugangsdaten einbinden — etwa als Assistenz — und die beiden Geburtstagskalender, die automatisch mitkommen.
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Sie können zusätzlich den Kalender einer Kollegin oder eines Kollegen einbinden, etwa als Assistenz für die Termine der Geschäftsführung. Dafür brauchen Sie kein fremdes Passwort: Sie melden sich immer mit Ihren eigenen Zugangsdaten an.
Das brauchen Sie vorher
Kalender von Kollegen einbinden
Freigabe einrichten lassen. Die Freigabe legt der Administrator Ihrer Firma im Q4-Hub an: hub.q4m.de → Organisation → Kalender → Kalender der Kollegin bzw. des Kollegen wählen → Freigaben. Dort wählt er Sie aus und legt fest, ob Sie nur lesen oder auch Termine bearbeiten dürfen.
iPhone und Android: Hier müssen Sie nichts tun. Etwa eine Minute nach der Freigabe erscheint der Kalender von selbst in Ihrem Kalenderkonto, unter dem Namen der Kollegin bzw. des Kollegen — so wie Sie es von iCloud kennen. In der Kalender-App unten auf Kalender tippen, um ihn ein- oder auszublenden oder ihm eine eigene Farbe zu geben. Unter Android ggf. in DAVx⁵ einmal manuell synchronisieren und den neuen Kalender anhaken.
Outlook: Legen Sie ein weiteres Profil an (wie in Teil 3), mit diesen Angaben:
- DAV-URL:
https://caldav.q4m.de/<e-mail-des-kollegen>/kalender/, also die Adresse der Person, deren Kalender Sie sehen möchten - Benutzername und Passwort: Ihre eigene E-Mail-Adresse und Ihr eigenes App-Passwort
Wählen Sie für das Profil einen eigenen, leeren Outlook-Kalenderordner, damit sich die Termine nicht mit Ihrem Kalender vermischen.
- DAV-URL:
Ergebnis
Der Kalender der Kollegin bzw. des Kollegen steht neben Ihrem eigenen. Haben Sie „Termine bearbeiten“ erhalten, können Sie dort direkt eintragen.
Erinnerungen an die Assistenz weitergeben
Mit dem Schalter Erinnerungen in der Freigabe gibt der Administrator zusätzlich die Terminerinnerungen an Sie weiter, etwa für eine Assistenz. Standard ist: Erinnerungen bekommt nur der Besitzer des Kalenders.
Kalender am Gerät löschen entfernt ihn nur bei Ihnen
Die Termine der Kollegin bzw. des Kollegen bleiben unberührt. Dauerhaft entfernt wird eine Freigabe im Q4-Hub. Eine neue Freigabe ist nach etwa einer Minute aktiv; wird sie wieder entfernt, verschwindet der Kalender beim nächsten Abgleich.
Wenn etwas klemmt
| Meldung / Verhalten | Lösung |
|---|---|
| 403 beim Verbindungstest in Outlook | Es gibt noch keine Freigabe für Sie, oder die E-Mail-Adresse in der URL ist falsch geschrieben. |
| 403 beim Schreiben in den Kalender | Die Freigabe erlaubt nur Lesen. Ihr Firmenadmin kann sie auf „Termine bearbeiten“ umstellen. |
Geburtstage
Mit Ihrem Kalenderkonto kommen automatisch zwei Geburtstagskalender mit:
- „<Firmenname> Geburtstage“ — die Geburtstage Ihrer Kolleginnen und Kollegen (ohne Alter) und der Geschäftskontakte Ihrer Firma. Diesen Kalender sehen alle Mitarbeiter.
- „Meine Geburtstage“ — nur Kontakte, die Sie als privat markiert haben. Diesen Kalender sieht niemand außer Ihnen.
Beide Kalender sind nur lesbar: Das Datum wird im Q4-Hub am Mitarbeiter bzw. am Kontakt gepflegt (Firmenadmin: Geburtstage), der Kalender zieht von selbst nach. Wer seinen eigenen Geburtstag nicht im Firmenkalender sehen möchte, lässt ihn dort vom Firmenadmin ausblenden.